eMails rechtssicher archivieren, Zeit sparen und Mailserver entlasten


eMail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per eMail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen.
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende eMail-Server oder Groupware-Lösungen zur eMail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.

Funktionsweise
Ein eMail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen eMail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche eMails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die eMails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären eMail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten eMails ermöglichen.

Schutz vor Datenverlusten
Anwender können wichtige eMails nach belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich
wichtige Daten. Über eine eMail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden eMails im Unternehmen vollständig archiviert werden. eMails können dabei
noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.

Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, eMails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von eMails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert ein Unternehmen zusätzlich ab.

Wenn Sie Fragen bezüglich der Archivierung von eMails haben, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat – also den passenden Lösungen – zur Seite.